BAB 4. Pemrosesan Transaksi & Struktur Pengendalian Intern

4. Pemrosesan Transaksi & Struktur Pengendalian Intern

Pemrosesan Transaksi

Salah satu tujuan sistem informasi adalah mendukung operasi harian perusahaan. Tujuan ini dicapai melalui :

(1) pemrosesan transaksi-transaksi yang disebabkan baik oleh sumber-sumber ekstern maupun intern, dan

 (2) menyiapkan keluaran-keluaran seperti dokumen-dokumen operasional dan laporan-laporan keuangan.

Sistem Pengendalian Intern

Adalah struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.Tujuan SPI menurut definisi tersebut adalah :

1.                   Menjaga kekayaan organisasi

2.                  Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

3.                  Mendorong efisiensi, dan

4.                  Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

4.1  Kebutuhan dan pengendalian

Pengendalian adalah disiplin ilmu yang melibatkan pembuatan mekanisme dan algoritma untuk mengendalikan keluaran dari suatu proses tertentu

4.2  Elemen-elemen Struktur Pengendalian Intern

1.                   Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.

2.                  Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

3.                  Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

4.                  Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

4.3  Alat Pengendalian Pemrosesan Transaksi

Adalah prosedur-prosedur yang di rancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur pengendalian intern di implementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang terdapat di dalam setiap siklus transaksi organisasi. Alat pengendalian pemrosesan transaksi terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum mempengaruhi seluruh pmrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi berpengaruh khusus terhadap aplikasi-aplikasi individual. 

4.4. Etika & Struktur Pengendalian Intern

Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun, banyak organisasi profesonal, seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini peraturan kode etik ini umumnya di tulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin di langgar.Untuk setiap program etika kerja, perusahaan harus memiliki audit budaya atas perlaku budaya dan etika perusahaannya. 

REFRENSI

• http://zakwanirvani.blogspot.com/2012/12/bab-4-pemrosesan-transaksi-struktur.html

BAB 3. PENGENALAN PEMROSESAN TRANSAKSI

3. PENGENALAN PEMROSESAN TRANSAKSI.

Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalahsistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatuorganisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan)adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukungoperasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan danmempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi,misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasieksekutif.

3.1 Arus Transaksi.

Siklus pemprosesan transaksi mengelompokkan transaksi berdasarkan kesamaan unsur atau sasaran. Karena setiap industri (dan malah setiap perusahaan dalam satu industri) menghadapi peristiwa yang berbeda-beda, maka tidak ada seperangkat siklus pemprosesan transaksi yang standar. Namun, siklus berikut (yang diperlihatkan pada gambar di atas) sering kita jumpai pada perusahaan dagang dan perusahaan nonmanufaktur lainnya :

1.       Siklus pendapatan (revelue cycle), yang meliputi peristiwa-peristiwa yang berkaitan dengan penjualan produk atau jasa dan penagihan hasil-hasilnya.

2.       Siklus pengeluaran (expenditure cycle), yang meliputi peristiwa-peristiwa yang berkaitandengan pemerolehan sumber daya atau jasa, misalnya barang dagang, tenaga kerja, saranaumum) dan pelunasan hutang.

3.2 KOMPONEN-KOMPONEN SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI

Input = Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.

contoh : Pesanan konsumen, Slip penjualan, Faktur, Kartu absen karyawan

Proses= Dalam system manual terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi

Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan.

Register digunakan untuk mencatat jenis lain data yang tidak terkait secara langsung dengan akuntansi.

Penyimpanan=Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”. Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi

contoh : File transaksi, File Master, dan File referensi atau tabel.

Output.= jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dan Neraca Saldo

3.3 Sistem Tata Buku Berpasangan.

Suatu sistem akuntansi harus sesuai untuk organisasi tertentu. Hal penting dalam merancang sistem akuntansi :

·         Sifat dan tujuan organisasi

·         Karakteristik struktural dan fungsional

·         Tata letak fisik, produk dan jasa

·         Orang yang mengoperasikan sistem

3.4 Sistem Kode Akun Untuk Pemrosesan transaksi.

Suatu sistem pengkodean berisi character set, yaitu satu set simbol yang telah ditentukan sebelumnya yang digunakan untuk mengidentifikasi obyek. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan dan mengambil data keuangan.

3.5 Perancangan Formulir & Pertimbangan Penyimpanan Catatan.

Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi.

Tujuan dari formulir :

·         Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.

·         Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.

REFRENSI

• GOOGLE
• http://zakwanirvani.blogspot.com/2012/12/bab-3-pengenalan-pemrosesan-transaksi.html
• http://novalina26.wordpress.com/2012/11/01/3-pengenalan-pemrosesan-transaksi/

BAB 2. TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM

2. TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM

2.1 Pemakaian Teknik Sistem

Teknik-teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan hubungan antarsubsistem. Teknik-teknik tersebut umumnya bersifat grafikal (piktoral). Teknik-teknik sistem penting bagi auditor intern dan ekstern dan juga para  personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik-teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ekstern sebagai seorang konsultan.

2.2 Teknik-Teknik Sistem

Bagan Arus (FlowChart)

Merupakan alat yang digunakan untuk :

a.      dokumentasi sistem yang sudah ada.

b.      Mendesain sistem baru

c.      Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :

1.      Dokumen flowchart

2.      Sistem / proses flowchart

Bagan Arus Dokumen

Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).

Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart

a.      Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.

b.      Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.

c.      Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.

d.      Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan.

Bagan Arus Sistem

Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented). Sistem flowchart terdiri dari dari beberapa tingkatan  :

-  High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.

-  Intermediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail

-  Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

Bagan Arus Program

Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan  komputer dalam menjalankan suatu program.

Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :

1.      Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.

2.      Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.

3.      Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.

4.      Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.

5.      Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

Data Flow Diagram (DFD)

Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru. (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).

Elemen dalam suatu DFD :

a.      Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.

b.      Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.

c.      Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelah kanannya.

d.      Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.

Bagan IPO dan HIPO

– Bagan IPO

Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga   dapat  digunakan  untuk  melihat  / menganalisa suatu   sistem secara utuh.

– Bagan HIPO

Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).

Refrensi 

• Google

BAB 1 TINJAUAN SEKILAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

1. TINJAUAN SEKILAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

 Setiap organisasi menggantungkan diri pada sistem informasi untuk mempertahankan kemampuan berkompetisi. Sistem adalah kumpulan sumberdaya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Informasi adalah data yang berguna yang dioleh sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Akuntasi, sebagai suatu sistem informasi, mengidentifikasi, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomik mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang.

Jadi, Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi . Informasi inilah dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan.

1.1. Sistem Informasi & Organisasi Bisnis

- Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumberdaya yang dirancang untuk mentransformasikan data menjadi informasi.

- Fungsi sistem informasi adalah bertanggung jawab atas pemrosesan data. Otomatisasi kantor menguraikan penggunaan teknologi elektronik di dalam kantor atau tempat kerja.

- Sistem dan teknologi informasi juga diandalkan untuk meningkatkan efiektivitas dan efisiensi proses-proses bisnis yang ada di organisasi, sehingga menjadi proses bisnis unggulan (best practice), juga mampu memfasilitasi jajaran manajer dalam pengambilan putusan dan kolaborasi antar bagian.

- Proyek pengembangan sistem umumnya mencakup tiga fase umum: analisis sistem, perancangan sistem, dan implementasi sistem. Pendekatan sistem adalah prosedur umum untuk administrasi proyek sistem.

jenis-jenis Sistem informasi.

1. Sistem informasi akuntansi

2. Sistem informasi keuangan

3. Sistem informasi manufaktur

4. Sistem informasi sumber daya manusia

Tujuannya adalah untuk membantu pengembangan sistem yang efektif. Masalah-masalah manajemen proyek, masalah organisasional dan teknikal akan dihadapi dalam suatu implementasi sistem informasi.

1.2.         Siklus – siklus pemrosesan transaksi

Sistem Informasi Akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan, yaitu :

1.      Siklus pendapatan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran yang berkaitan.

2.      Siklus pengluaran. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.

3.      Siklus produksi . Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa.

4.      Siklus keuangan . Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan peroleh dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas.

 Pelaporan keuangan dan buku besar umum

·         Penjualan produk atau jasa

·         Penerimaan tunai dari produk atau jasa yang terjual.

·         Pembelian bahan atau jasa

·         Pengeluaran tunai untuk membayar bahan atau jasa yang dibeli.

·         Pembelian, pemeliharaan, dan pengeluaran dana, fasilitas, dan sumberdaya manusia.

·         Konversi bahan baku menjadi barang jadi melalui penggunaan tenaga kerja dan overhead.

·         Kompilasi transaksi-transaksi akunting dari siklus-siklus transaksi lainnya.

·         Penyediaan laporan-laporan keuangan.

    Sasaran dan Fungsi Siklus

Siklus buku besar umum dan pelaporan keuangan, menyediakan informasi untuk serangkaian laporan keuangan mengenai suatu lingkungan akunting.

Semua sistem buku besar umum harus melaksanakan :

1.      Mengumpulkan data transaksi

2.      Memproses arus masuk transaksi

3.      Menyimpan data transaksi

4.      Melakukan pengendalian akunting

5.      Menyediakan laporan keuangan

6.      Mengklasifikasikan dan mengkodekan data dan perkiraan transaksi

 

Pengendalian Transaksi

Pengendalian dan prosedur pengendalian berikut yang berkaitan langsung dengan perkiraan buku besar umum dan pemrosesan pada umumnya cukup memadai.

1.      Lembar jurnal yang telah diberi nomor disiapkan di bagian akunting atau keuangan yang sesuai.

2.      Data pada lembar jurnal, seperti nomor perkiraan, diperiksa akurasinya :

·         Dalam sistem manual, petugas buku besar umum melakukan pemeriksaan, jika perlu mengacu kepada bagan perkiraan dan pedoman prosedur.

·         Dalam sistem berdasarkan computer, pemeriksaan utamanya dilakukan dengan program edit komputer.

3.      Kesalahan yang terdeteksi dalam entri jurnal dikoreksi sebelum data digunakan dalam pembukuan ke buku besar umum.

4.      Lembar jurnal yang telah disahkan dibukukan oleh petugas khusus yang tidak terlibat dalam penyiapan atau pengesahan.

5.      Kesetaraan debet dan kredit untuk setiap entri jurnal yang dibukukan harus dipastikan.

6.      Total jumlah yang dibukukan dari entri jurnal tumpuk ke perkiraan buku besar umum dibandingkan dengan total pengendali yang telah dihitung sebelumnya.

7.      Acuan-silang yang memadai dilakukan untuk memungkinkan rangkaian audit yang jelas.

8.      Lembar jurnal diarsipkan menurut nomor, dan secara berkala arsip ini diperiksa untuk memastikan bahwa urutan nomor telah benar dan lengkap.

9.      Entri jurnal penyesuaian standar disimpan pada lembar pra-cetak, guna membantu

pembukuan.

10.  Neraca percobaan perkiraan buku besar umum disiapkan secara berkala, dan selisih antara debet total dengan kredit total diselidiki  secara cermat.

11.  Saldo perkiraan kendali buku besar umum direkonsiliasi secara berkala terhadap total saldo dalam perkiraan buku besar pembantu.

12.  Laporan akhir periode khusus dicetak untuk dipelajari oleh akuntan dan manajer sebelum laporan keuangan disiapkan.

13.  Telaah berkala entri jurnal dan laporan-laporan keuangan dilakukan oleh manajer dan bila mungkin, prosedur buku besar umum dikaji oleh auditor internal.

  Laporan Keuangan

Laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem buku umum dapat diklasifikasikan sebagai analisis buku besar umum, laporan keuangan, dan laporan manajerial.

1.3. Akuntansi & Teknologi Informasi

Peran teknologi informasi dalam membantu proses akuntansi dalam perusahaan/organisasi  telah lama berlangsung. Alasan utama penggunaan IT dalam akuntansi ialah efisiensi, penghematan waktu dan biaya. Alasan lain termasuk peningkatan efektifitas, mencapai hasil/output laporan keuangan dengan benar.

Sistem Informasi akuntansi,dimana sistem berbasis computer yang dirancang untuk menstransformasi data akuntansi menjadi informasi.

Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukungoperasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

1.4 AKUNTAN DAN PENGEMBANGAN

Siklus Pengembangan Sistem

Untuk dapat merancang sebuah Sistem InformasiAkuntansi, kita harus melalui tahapan-tahapan pengembangan sistem.

- Perencanaan (Planning)

- Analysis (Analsis)

- Perancangan (Design)

- Implementasi (Implementation)

- Pascaimpelementasi (Post Implementation)

2. Siklus Akuntansi

3. Siklus Transaksi

Karakteristik Pengembangan Sistem bertujuan untuk :

- Untuk meningkatkan kualitas informasi.

- Untuk meningkatkan pengendalian internal.

- Untuk meminimalkan biaya,jika memungkinkan.

Pendekatan sistem merupakan suatu prosedur untuk mengadministrasi proyek sistem.Tujuan pendekatan ini adalah untuk membantu terlaksananya pengembangan sistem yang efektif dan teratur.Pendekatan ini merupakan suatu proses yang terdiri dari enam tahap yaitu :

- Menatapkan tujuan system.

- Menyusun berbagai alternative solusi.

- Meanalisis system.

- Desain system.

- Implentasi system.

- Evaluasi system.

Refrensi

• Google